Strategische Beschaffung leicht gemacht

Hier einige der wichtigsten Themen, die wir behandeln werden:

• Was ist strategische Beschaffung?
• Was ist der Unterschied zwischen strategischer und operativer Beschaffung?
• Wer sind die wichtigsten Akteure in der strategischen Beschaffung?
• Warum ist die strategische Beschaffung von Bedeutung?
• Was ist eine Beschaffungsstrategie? Wie entwickelt man in acht Schritten eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie?
• Was sind die wichtigsten strategischen Beschaffungs-KPIs?

Einführung

Strategische Beschaffung ist ein wesentliches Thema für Unternehmen auf der ganzen Welt. In der heutigen Zeit möchte jede Organisation eine effektive Beschaffungsstrategie entwickeln, um den Erfolg zu sichern und ihren Wertbeitrag zu maximieren.

Mit einer funktionierenden Strategie erhalten Unternehmen einen Bezugspunkt - der mindestens einmal pro Jahr aktualisiert werden muss - um sicherzustellen, dass ihr Beschaffungsrahmen perfekt auf das allgemeine Unternehmensziel ausgerichtet ist.

Aus diesen und weiteren Gründen verlangt die aktuelle Beschaffung von den Unternehmen, strategisch vorzugehen und frühzeitig die höchsten Prioritäten im Beschaffungszyklus festzustellen.

Die strategische Beschaffung ist ein unternehmensweiter Prozess. Dieser langfristige Plan beginnt mit der Entgegennahme von Impulsen aus jedem Funktionsbereich und jeder Abteilung einer Organisation. Die strategische Beschaffung nutzt die Macht dieser Daten über Lieferanten, Markt, Preisgestaltung, Transaktionen und andere Schlüsselaspekte, um zu bestimmen:

• Welche Waren oder Dienstleistungen am besten geeignet sind, um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen
• Welche die richtigen Lieferanten sind
• und welcher der richtige Preis ist.

Die strategische Beschaffung integriert dann Technologien, um diese Daten zu verstehen und Prozesse zu vereinfachen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Mit einer funktionierenden strategischen Beschaffung können die Nutzer auf wertvolle und umsetzbare Informationen zugreifen.

Gefüllt mit Daten und angetrieben von Technologie unterstützt die strategische Beschaffung Unternehmen, aus den verfügbaren Ressourcen so viel Nutzen wie möglich zu schöpfen.

Traditionell wurden Beschaffungsfunktionen durch umfangreiche und komplexe Prozesse verwaltet. Mittlerweile erfordert eine sich verändernde Geschäfts- und Technologiewelt jedoch eine anpassungsfähige Funktion, insbesondere in Zeiten wie heute, wenn gesellschaftliche und wirtschaftliche Störungen Unternehmen zwingen, jeden Aspekt ihres Geschäfts neu zu denken – die Beschaffung inbegriffen. Die Zukunft der Beschaffung liegt also darin, digital, datengetrieben und automatisiert zu sein.

Aber was bedeutet strategische Beschaffung wirklich und was macht sie für Unternehmen so entscheidend?

Was ist strategische Beschaffung?

Strategische Beschaffung ist ein Sammelbegriff, der verschiedene Beschaffungsprozesse umfasst, die die langfristige Entwicklung einer Organisation unterstützen.

Auf welche Prozesse beziehen wir uns hier?

Um die unter strategische Beschaffung fallenden Prozesse zu verstehen, gehen wir einen Schritt zurück und schauen uns an, wie die Beschaffung innerhalb der Prozesse kategorisiert wird.

Es gibt zwei Arten von Beschaffungsprozessen: vor- und nachgelagert.

In diesem Strom fließender Waren und Dienstleistungen deckt die vorgelagerte Beschaffung alles zwischen Akquisition und Auftragsvergabe ab. Im Gegensatz dazu bedeutet nachgelagerte Beschaffung alles, was nach der Auftragsvergabe passiert. Jede Aktivität in den vorgelagerten Prozessen, neigt also dazu, die nachgelagerten signifikant zu beeinflussen.

Vorgelagerte strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung ist ein kontinuierlicher und organisationsweiter Prozess, der dabei unterstützt, durch folgende vorgelagerte Aktivitäten Werte zu schaffen:

• Analyse von Ausgabendaten über Kategorien, Lieferanten und Geschäftseinheiten
• Prozesse und Richtlinien um bestmöglichen Verträge / Ausgaben in der jeweiligen Kategorie zu erlangen
• Bündelung der Volumina oder Ausgabenkonsolidierung
• Bewertung des Lieferanten und der gelieferten Produkte/Dienstleistungen
• Verwaltung der Lieferantenbasis, um Compliance und Konsistenz zu gewährleisten
• Ausschreibungen
• Verhandlung von Verträgen und Konditionen mit Lieferanten

Lange Zeit und selbst heute noch hat der Einkauf diese vorgelagerten Prozesse via Excel-Tabellen und fragmentierte Datenbanken verwaltet, über welche weder einfach noch effizient kommuniziert werden kann Diese dringenden Herausforderungen führten zur Notwendigkeit, vorgelagerte Beschaffungsprozesse zu transformieren, um eine bessere Sichtbarkeit, Marktintelligenz und Zusammenarbeit über die Teams hinweg bereitzustellen und sie so proaktiv und agil zu machen.

Strategische vs. operative Beschaffung

Während die strategische Beschaffung für vorgelagerte Prozesse ist, ist die operative Beschaffung für nachgelagerte. Wie bereits auf der Seite erwähnt, beziehen sich nachgelagerte Prozesse auf die tatsächliche Bestellung des Produkts oder Dienstleistung oder der Dienstleistung (P2P oder Purchase-to-Pay). Es handelt sich also um transaktionale und sich wiederholende Aufgaben, die Zeit in Anspruch nehmen, aber von geringer strategischer Bedeutung sind.

Die Digitalisierung der nachgelagerten Beschaffung trägt zur Konsistenz und Genauigkeit dieser sich wiederholenden Aufgaben bei und verbessert gleichzeitig Produktivität und Compliance.

Welche Beschaffungsaktivitäten umfasst die strategische Beschaffung?

Unternehmen durchlaufen massive operative und strategische Veränderungen in der Beschaffung, um die Wertschöpfung zu steigern. Später bedeutet dies, dass die Beschaffungsprozesse verbessert und für alle Beteiligten attraktiver gestaltet werden.

Die wichtigsten Akteure der strategischen Beschaffung sind:

01 Beschaffungsstrategie

Ein langfristiger Plan, zur Sicherstellung von kosteneffizienten Einkäufen von Waren und Dienstleistungen von wettbewerbsfähigen Lieferanten, zu vereinbarter Qualität, Zeit und Bedingungen.

02 Verwaltung von Warengruppen

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Ausgaben in Bereiche mit denselben Lieferantenmärkten gruppieren. Eine solche Kategorisierung hilft Ihnen, die Kosten zu analysieren und Ihre Bedarfe hinsichtlich Einsparungen, Risikomanagement und anderen Möglichkeiten aufzuschlüsseln.

03 Strategische Ausschreibungen

Kurz gesagt analysiert man hierbei die Ausgabenmuster des Unternehmens, um die besten Lieferanten, die mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen, zu finden und auszuwählen. Somit wird die Effizienz in der gesamten Lieferkette sichergestellt.

04 Vertragsverwaltung

Diese ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung, da sie die Grundlage für die Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten bildet. Wie der Name schon sagt, verwalten Unternehmen die Vertragserstellung, -analyse, -umsetzung und -nachverfolgung, um die Gesamtkosten zu senken und ihre Leistungen zu verbessern.

05 Lieferantenverwaltung

Diese Tätigkeit beschreibt die Pflege der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Diese wichtige Tätigkeit hilft Unternehmen, eine engere Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten zu fördern und ein Ökosystem aufzubauen, das in das übergeordneten Unternehmensziel passt.

Daten und Analysen bilden den Kern der strategischen Beschaffung

Auf dem Weg zur intelligenten Beschaffung sind Daten und Analysen die Grundlage jeder Beschaffungsfunktion. Diese Grundlage ermöglicht Beschaffungsfachleuten einen einfachen, sicheren und schnellen Zugriff auf Daten, die in unterschiedlichen Datensätzen im gesamten Unternehmen isoliert gespeichert wurden und aussagekräftige Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Datenverwaltung

Dies beschreibt den Prozess, bei dem alle generierten Daten einer Einkaufsorganisation gesammelt, organisiert, beurteilt und verwaltet werden, um sie dadurch zugänglich, genau, auswertbar und somit umsetzbar zu machen.

Beschaffungsanalyse

Einfach ausgedrückt, machen fortschrittliche Analysen die vielfältigen Beschaffungsdaten nützlich, indem sie die Daten bereinigen, anreichern und in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln, die Unternehmen bei der Entscheidungsfindung zur Hilfe kommen.

Wegbereiter strategische Beschaffung

Daten, Analysen und Erkenntnisse sind nur ein Teil des Ganzen. Die Art und Weise, wie Sie Initiativen priorisieren, planen und ausführen, macht den wahren Unterschied. Um Innovationen und Fachwissen im Beschaffungswesen nutzen zu können, müssen Unternehmen spezifische Beschaffungsmöglichkeiten nutzen, um jeden Schritt der oben genannten strategischen Beschaffungsaktivitäten zu verbessern und zu verstärken. Diese umfassen:

Digitale Lösungen und Tools

Eine Cloud-basierte Lösung, die eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche bietet, um jeden Schritt Ihrer strategischen Beschaffungstätigkeiten einfacher, intelligenter und nachhaltiger zu gestalten.

Organisatorische Fähigkeiten und Kultur

Wertschöpfung unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur ermöglichen, um die richtigen Prozesse, Praktiken und Entscheidungen zu verfolgen.

Prozess-, Führungs- und Initiativmanagement

Sicherstellen, dass Sie die richtige Initiative mit der richtigen Aufgabe und den richtigen Personen verbinden. Auf diese Weise wird Ihnen geholfen, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und den Fortschritt währenddessen zu visualisieren.

Bedeutung der strategischen Beschaffung

Wir hören oft, dass die Beschaffung oder der Einkauf auch einen Platz am Tisch verdient; dem ist auch so. Wenn jedoch nur taktische Tätigkeiten im Fokus stehen, die nichts zu den Unternehmenszielen beitragen, ist dieser Platz nicht verdient.

Es ist wichtig, dass die Beschaffung strategisch ausgerichtet wird, um ein Teil der Lösung zu werden, die das gesamte Unternehmen voranbringt.

Um die Bedeutung der strategisch orientierten Beschaffung zu verstehen, werfen wir einen Blick auf diese Studie von McKinsey and Company:

Laut dieser Studie war in den fünf Jahren unmittelbar nach der globalen Finanzkrise 2008 die Gesamtrendite für die Aktionäre (TRS) für Unternehmen mit Beschaffungsfähigkeiten im obersten Quartil um 42 Prozent höher als für Unternehmen, deren Beschaffungsprozesse im untersten Quartil lagen.

Die COVID-19-Pandemie und die anschließenden branchenübergreifenden Störungen haben die Notwendigkeit einer Umgestaltung der Beschaffung unterstrichen. Laut einem Accenture-Bericht trafen 94 % der Fortune-1000-Unternehmen Störungen in der Lieferkette, und 75 % hatten aufgrund der Pandemie negative oder stark negative Auswirkungen auf ihre Unternehmen.

Selbst inmitten dieser herausfordernden Zeiten waren Unternehmen in der Lage, die Risiken zu mindern und agil, proaktiv und profitabel zu bleiben, wenn sie über die richtigen Beschaffungsprozesse und Technologien verfügten. Tatsache ist, dass die Pandemie durch diese Störungen gerade die Mängel oder Schwächen aufgezeigt hat, wie Unternehmen die Beschaffung wahrnehmen und durchführen.

Neben der Förderung der Erholung nach der Pandemie, geht die strategische Beschaffung noch einen Schritt weiter, um die Beschaffung vollständig neu zu definieren und Unternehmen zu helfen, über Jahre hinweg wettbewerbsfähig zu bleiben.

Bob Derocher, Vorstand und Leiter der strategischen Akquise- und Beschaffungspraxis bei The Hackett Group, sagte: "Unternehmen erkennen an, dass die Beschaffung nicht mehr auf eine Backoffice-Funktion beschränkt ist und dass sie einen Wettbewerbsvorteil verlieren, wenn die Beschaffung keinen strategischen Beitrag leistet."

Ziele der strategischen Beschaffung

Die Ziele der Beschaffungsfunktionen in einer Organisation sind in der Regel die gleichen, aber was die strategische Beschaffung auszeichnet, ist die Art und Weise, wie sie wirksam Erkenntnisse über die Beschaffung aus Ausgabedaten, Lieferanten und Märkten einsetzt, um neue Bereiche der langfristigen Wertschöpfung zu identifizieren.

Die strategischen Ziele können jedoch von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. Zum Verständnis der Auswirkungen der strategischen Beschaffung ist es unerlässlich, ihrer Hauptziele zu verstehen.

Die wichtigsten Ziele der strategischen Beschaffung sind:

• Kostensenkung: Kosteneinsparungen stehen seit jeher auf der Tagesordnung von CPOs, aber jetzt wollen die Stakeholder mehr denn je fortschrittliche Analysen und Technologien implementieren, um diese Bemühungen zu unterstützen. Strategische Beschaffung wirkt als Vorschlaghammer gegen unnötige und wilde Ausgaben, optimiert die Kosten und deckt Einsparungsmöglichkeiten auf, wie die Aushandlung besserer Preise mit Lieferanten, Großeinkauf usw.
• Risikomanagement: Im Beschaffungswesen werden die Risiken gleichmäßig verteilt. Angefangen bei ungenauen Analysen, Verzögerungen, Datenfehlern, Nichteinhaltung und schlechter Wahl von Lieferanten in Bezug auf Faktoren wie Qualitäts- und Kapazitätsprobleme scheint die Liste endlos. Glücklicherweise ist etwas Planung, Aufmerksamkeit und Technologie alles, was Sie brauchen, um durch diese Risiken zu segeln und sie davon abzuhalten, sich in ein größeres Problem zu verwandeln.
• Ausführungsgeschwindigkeit und Einsichten: Kostenoptimierung und Risikominderung sind seit langem die führenden Werttreiber für die Beschaffung. Wenn wir jedoch in die Zukunft blicken, werden die Geschwindigkeit der Ausführung und Einsichten sie entthronen. Da die Technologie langsam und stetig in die Beschaffungsfunktionen eindringt, werden neue Erkenntnisse gewonnen durch Einsichten in Märkte, Lieferanten und Kaufverhalten zunehmend zur Wertschöpfung und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit im Markt genutzt.
• Verwaltung der Lieferantenbasis, um verhandelte Einsparungen zu erfassen und den Wert zu steigern: Die Beschaffung ist für die Beziehung zu Lieferanten zuständig und überwacht diese. Diese bedeutende Position ermöglicht es der Beschaffung, günstige Zahlungsbedingungen mit den Lieferanten auszuhandeln und Qualitätsbeziehungen zu ihnen aufrechtzuerhalten. Covid und die beispiellosen Störungen in der Lieferkette waren für viele Unternehmen eine harte Lektion darüber, wie wichtig es ist, Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten zu haben, die qualitativ hochwertige Waren termingerecht liefern können. Daher ist es mehr denn je zu einem wichtigen Beschaffungsziel geworden, verlässliche Lieferanten zu finden und Beziehungen zu ihnen zu pflegen.
• Beschaffungsinnovation: Laut einer aktuellen strategischen Studie von Accenture glaubten 76 % der Wirtschaftsführer, dass die aktuellen Geschäftsmodelle in den nächsten fünf Jahren nicht wiedererkennbar sein würden. Diese Zahlen verweisen auf die Bedeutung der Innovation und die Gewissheit positiver Ergebnisse, die sie mit sich bringen kann. Dennoch, viele Einkaufsleiter, die Innovation als riskant und nicht als strategischer Partner ansehen, erhöhen die Wahrscheinlichkeit, hinter ihren Wettbewerbern zurückzublieben. Die Beschaffung als Funktion ist darauf ausgerichtet, das Wachstum der Organisation durch Innovation zu stärken und zu unterstützen. Durch den Zugang zu Instrumenten wie Verhandlungen kann die Beschaffung die Bedingungen und die Vergütung der Lieferanten so gestalten, dass sie die Geschäftsergebnisse beeinflussen. Es ist jedoch fakt, dass zu viele Unternehmen nicht in diese Richtung gehen, weil sie es entweder schwierig finden, damit zu beginnen oder zu viel darüber grübeln. Strategische Beschaffung kann den Schritt in Richtung Innovation erleichtern, wenn sie Daten nutzt, den Fortschritt misst und analysiert und Vorschläge umsetzt, während sie gleichzeitig lernt, langfristige, agile und innovationsbasierte Beschaffung zu liefern.
• Nachhaltigkeit: In der aktuellen Welt des Klimawandels drängen Kunden Unternehmen dazu, unethisches Verhalten zu kontrollieren und erwarten, dass sie gegen Klimarisiken vorgehen. Wenn ein Unternehmen diese Erwartungen an Nachhaltigkeit nicht erfüllt, könnte dies zu einer Vertrauenserosion führen, die sich bald auf den Gesamtwert auswirken kann. Ökologisierung ist das Gebot der Stunde, vor allem, wenn Ihre Konkurrenten bereits nachhaltige Beschaffungspraktiken anwenden.

Beschaffungsstrategie

In der Wirtschaft bedeutet Beschaffung den Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen in großem Umfang.

Wenn die Größenordnung des Einkaufs vielfältig und umfangreich ist, benötigen Unternehmen eine robuste Beschaffungsstrategie, um die Leistung zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was ist Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie konzentriert sich auf alle am Beschaffungsprozess beteiligten Schritte, um die operative Leistung eines Unternehmens genau zu überwachen. Sobald diese Strategie etabliert ist, können Unternehmen Bereiche für Verfahrensoptimierung und Kostensenkung identifizieren.

Eine solide Beschaffungsstrategie ist für das Geschäft und die Beschaffungsfunktion wichtig. Der Prozess der Erstellung einer erfolgreichen Strategie ist jedoch nicht immer einfach. In der Regel hängt die Beschaffungsstrategie von einer Reihe von Faktoren wie Zeitrahmen, Budgetbeschränkungen, potenziellen Risiken u. a. ab.

Die Beschaffungsstrategie und -prozesse sollten die Gesamtstrategien des Unternehmens unterstützen und sich auf Alternativen wie Kostensenkung, Risikominderung und Steigerung der sozialen Verantwortung des Unternehmens konzentrieren. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte hat die Kostensenkung für CPOs aus strategischer Sicht oberste Priorität.

Wie man in acht Schritten eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie entwickelt

Eine solide Beschaffungsstrategie wird Einsparmöglichkeiten identifizieren, Maverick-Ausgaben reduzieren und die Einhaltung der Richtlinien sicherstellen. Im Folgenden haben wir acht Schritte zur Entwicklung einer erfolgreichen Strategie aufgeführt.

• Ausgaben analysieren

  Analysieren Sie zunächst was Sie kaufen und wie die Ausgaben verteilt sind mit Hilfe der Beschaffungs- und Ausgabenanalyse. Die Ausgabenanalyse ist (oder sollte zumindest) die Grundlage für die Arbeit in allen Beschaffungsfunktionen sein, dient aber auch als Grundlage für eine faktenbasierte Beschaffungsstrategie.

  Beachten Sie, dass andere Analysen – wie die Gesamtbetriebskosten (TCO) – auch nützliche Einblicke in andere Kostentreiber liefern können.

• Bedürfnisse festlegen

  Um eine Strategie zu entwickeln, die die besten Ergebnisse liefert, ist es wichtig, die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu verstehen - und wie diese mit der Gesamt-Geschäftsstrategie des Unternehmens übereinstimmen. Diese Einsicht wird Ihnen helfen, Ihre Strategie auf andere Funktionen und Ziele auszurichten und in den Vordergrund zu stellen.

   

  

• Den Markt bewerten

  Im nächsten Schritt werfen wir einen genaueren Blick auf externe Faktoren; die Lieferantenmärkte und Marktbedingungen. Relevante Daten umfassen in der Regel Lieferanten- und Marktangaben. Eine Reihe von Modellen kann für diese Art von Analyse geeignet sein, wie Porter's Five Forces - Identifiziert und analysiert fünf Hauptquellen für Wettbewerbsdruck in einer Branche - und PESTEL - zur Analyse der politischen (political), wirtschaftlichen (economic), soziokulturellen (social), technologischen (technological), öko-logisch-geografischen (environmental) sowie rechtlichen (legal) Veränderungen in Ihrem Geschäftsumfeld.

  Wenn Sie bereits über Kenntnisse der relevanten Lieferantenmärkte verfügen, was wir allen Beschaffungsfunktionen raten kontinuierlich darauf zu fokussieren, ist dieser Schritt relativ einfach.

• Klare Ziele setzen

  Alle Beschaffungsstrategien sollten klare Ziele und Vorgaben angeben - und wie diese messbar sind. Die Angaben, die Sie in den vorherigen Schritten gesammelt haben, liefern wertvolle Beiträge bei der Festlegung der Ziele.

  Um die verschiedenen Ziele zu priorisieren, empfehlen wir, die Ziele nach ihrer Bedeutung oder ihrem „Endergebnis“ zu ordnen.

• Erstellen einer Liste von Beschaffungsinitiativen

  Nachdem Sie jetzt wissen, was angegangen werden muss, sollten Sie eine Liste von Beschaffungsinitiativen erstellen, um Prozesse zu verbessern und Ineffizienzen zu beseitigen.

  Sie können beispielsweise damit beginnen, die aktuellen Richtlinien zu ändern, um die identifizierten Risiken oder Schwächen zu beheben. Idealerweise sollten Beschaffungsrichtlinien dem Bedarf entsprechen und alle relevanten Nutzer in Ihrer Organisation anleiten.

• In digitale Tools investieren

  Alle Beschaffungsfunktionen benötigen digitale Werkzeuge, um sie bei ihrer strategischen Arbeit zu unterstützen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Darüber hinaus tragen geeignete Tools dazu bei, die Produktivität Ihrer Beschaffungsabteilung zu steigern, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf strategische, wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.

  Am besten wäre es, jeden Schritt des Beschaffungsprozesses (von der Quelle bis zur Bezahlung) zu analysieren, festzustellen, wo der Bedarf an digitalen Tools am größten ist, und die Umsetzung entsprechend in den Vordergrund zu stellen. Hier kann ein Ausgabenanalyse-Tool Unternehmen helfen, die Produktivität zu verbessern und den Wert dramatisch zu steigern.

• Die Strategie skizzieren

  Mit Hilfe der in den vorherigen Schritten gewonnenen und analysierten Angaben können Sie nun Ihre Beschaffungsstrategie entwerfen. Die Strategie sollte die aktuelle Situation beschreiben, die gewünschten Ziele (oder Planziele) auflisten und einen Plan zur Erreichung der Ziele enthalten.

  Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die Sie für diesen Zweck verwenden können. So kann z. B. die Kraljic-Matrix hilfreich sein, um Ihre Kategorien strategisch zu bewerten, und eine SWOT-Analyse kann verwendet werden, um Ihre Stärken und Schwächen (z. B. die Beschaffungsfunktion) besser zu verstehen.

  Ihre Ziele müssen messbar, zeitkritisch und realistisch sein. Der Plan sollte auch die notwendigen Maßnahmen und Aktionen widerspiegeln, die zur Erreichung der Ziele und Einzelheiten zu Verantwortlichkeiten und Rollen verwendet werden.

• Ausführen und Nachverfolgen

  Der letzte - und wichtigste - Schritt besteht darin, mit der Umsetzung der Strategie zu beginnen. Um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu maximieren, müssen Sie den Fortschritt verfolgen und messen, um sicherzustellen, dass die vorrangigen Maßnahmen die gewünschte Wirkung erzielen. Auch hier werden interne Statusbesprechungen und Berichterstattung empfohlen, um den Fokus zur Verfügung zu stellen und Erfahrungen auszutauschen.

Rahmen für die Beschaffungsstrategie

Die Beschaffungsstrategie sollte immer dokumentiert werden, was folgende Elemente beinhalten kann:

• Strategiedokument: Grundlage und Begründung der Strategie
• Ziele und Zeitrahmen: Beschreibung der Ziele und Fristen
• Plan: Umsetzung der Strategie mit Maßnahmen und Zuständigkeitsverteilung
• KPIs/OKRs: Metriken zur Bewertung des Fortschritts und Prozesses
• Analyse und unterstützende Daten: Ausgabenanalyse, TCO, SWOT-Analyse usw.

Die sieben wichtigsten strategischen Beschaffungs-KPIs

In der Beschaffung gibt es ein Sprichwort: "Was man nicht messen kann, kann man nicht kontrollieren". Dies gilt wie immer und auch für jede andere Funktion. Prozessverbesserung ist nur möglich, wenn Sie die Ergebnisse konsequent verfolgen.

Obwohl die wichtigsten Leistungsindikatoren für jedes Unternehmen einzigartig sind, teilen wir eine Liste strategischer Beschaffungsmetriken oder KPIs, die am häufigsten verwendet werden, um die Leistung der verschiedenen Beschaffungsfunktionen zu überwachen.

Hier sind die 7 wichtigsten KPIs (Leistungskennzahlen) für die strategische Beschaffung:

1. KPIs in Bezug auf Kosten und Einsparungen

Diese KPIs konzentrieren sich darauf, die Kosten niedrig zu halten und die Ausgaben smarter zu gestalten.

Kostenentwicklung

• Verfolgen Sie die Kostenänderung im Laufe der Zeit und die Auswirkungen von Einsparungen.

Einsparungen

• Legen Sie einen Prozentsatz für die tatsächlichen Einsparungen im Jahresvergleich fest. Um die wahren Einsparungszahlen zu erhalten, vergessen Sie nicht, Gründe für unvermeidbare Kostensteigerungen wie Inflation, Energie usw. zu berücksichtigen.

Kostensenkung

• Kostensenkung = Tatsächlicher Kaufpreis – Zuletzt bezahlter Preis. Das Streben nach Kostensenkung macht das Verhandeln besserer Preise für Produkte und Dienstleistungen, Prozessoptimierung und Automatisierung zu einer regelmäßigen Angelegenheit für die Beschaffung.

Kostenvermeidung

• Diese Metrik hilft, externe zukünftige Kosten zu vermeiden und wird oft als "Soft-Saving" -KPI im Gegensatz zur "Hard-Saving" -KPI der Kostensenkung bezeichnet. Beispiele für Kostenvermeidung sind der Abschluss langfristiger Verträge zur Vermeidung zukünftiger Preisschwankungen oder Investitionen in neue Technologien, um Ausgaben für Kompensationskosten jetzt und in Zukunft zu vermeiden.

Kaufpreisabweichung

• Kaufpreisstreung (PPV) = (Tatsächlicher Preis – Standardpreis) x Tatsächliche Menge der gekauften Einheiten. Daher misst PPV die Effektivität einer Beschaffungsorganisation bei der Erreichung von Kosteneinsparungszielen. Eine positive Varianz bei PPV bedeutet, dass der für den Kauf eines Artikels gezahlte Preis höher ist als die budgetierte Spanne und wird daher als schlecht angesehen. Während eine negative Varianz der PPV günstig und wünschenswert ist.

2. KPIs im Zusammenhang mit Ausgaben

Verwaltete Ausgaben (%)

• (Betrag der von der Beschaffung verwalteten Aufwendungen/ Gesamtaufwendungen des Unternehmens) * 100. Die verwalteten Ausgaben oder die Summe beziehen sich auf den Teil der Ausgaben eines Unternehmens, der von der Beschaffungsabteilung erfasst wird. Mit dem Anstieg der verwalteten Ausgaben eines Unternehmens steigt auch das Potenzial für Kostenoptimierung und Prognose. Ein niedriger Wert dieser KPI bedeutet, dass das Unternehmen einen höheren Anteil an wilden oder unberechenbaren Ausgaben und schlecht definierte Beschaffungsprozessen hat. Eine niedrige Summe bedeutet auch, dass die erheblichen Kosteneinsparungs-/Reduzierungsmöglichkeiten, die regelmäßige Ausgabenanalysen, Lieferantenbewertungen und Vertragsverwaltung mit sich bringen können, verpasst werden.

Maverick Ausgaben

• Maverick oder unberechenbare Ausgaben bedeuten Ausgaben, die nicht der definierten Einkaufspolitik entsprechen. Der KPI %-Anteil von Maverick-Ausgaben vergleicht die Lieferantenrechnungen ohne Bezug zu einer Bestellung mit allen Lieferantenrechnungen. Die Hauptgründe für Maverick-Ausgaben sind mangelndes Verständnis von Prozessen, kein zentralisiertes Einkaufssystem und hohe indirekte Ausgaben. Organisationen, die Maverick-Ausgaben nicht angehen, stellen einen anhaltenden Verlust an Compliance und Nutzen fest.

Beitrag zu den Gesamtausgaben

• Diese Beschaffungs-KPI bietet Beschaffungsteams eine Reihe von Vorteilen. Zum Beispiel kann sie helfen, den Beitrag eines einzelnen Artikels, einer Kategorie oder eines Lieferanten zu den Gesamtausgaben zu verfolgen. Wenn Sie es also mit zu vielen Lieferanten zu tun haben, können Sie diejenigen konsolidieren, mit denen Sie arbeiten möchten, um Waren und Dienstleistungen erschwinglicher zu beziehen.

3. KPIs im Zusammenhang mit Verträgen

Vertragspreise und -einhaltung

• Die Einhaltung von Verträgen ist für den Erfolg jeder Beschaffungsorganisation von wesentlicher Bedeutung. Legen Sie einen KPI fest, um sicherzustellen, dass die Vertragspreise bei Käufern und Lieferanten beibehalten werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Lieferanten Ihnen vereinbarte Preise geben und Personen in Ihrem Unternehmen auf Grundlage eines Vertrags kaufen.

Vertragstreue (%)

• Durch Verträge getätigte Ausgaben/ Gesamtausgaben

Vertragsabdeckung ($)

• Ausgaben, bei denen ein Vertrag besteht / Gesamtkauf

4. KPIs für Lieferanten

Anzahl der Lieferanten und Ausgaben bei Lieferanten

• Verfolgung, bei wie vielen Lieferanten Sie Ausgaben tätigen mit der Zielsetzung, eine Begrenzung von 80 % der Ausgaben auf bis zu 20 % Ihrer Lieferanten.
• Prozentsatz der Ausgaben bei nachhaltigen Lieferanten.

Bewertung der Qualitätsleistung

• Ein oder mehrere KPIs sollten festgelegt werden, um die Leistung des Lieferanten in Bezug auf Preis, Lieferung, Qualität und Service zu bewerten.
• Prozentsatz der bewerteten/auditierten Lieferanten.

Beschaffungs-Lieferanten (%)

• Ausgaben an Lieferanten, die den Beschaffungsprozess durchlaufen haben/ Gesamtausgaben

5. Wettbewerbsrelevante KPIs

Gesamt-Beschaffungsrentabilität

• Dies bedeutet die Senkung der Kosten (inkl. vermiedener Aufwendungen) aus Beschaffungsarbeiten im Vergleich zu den Gesamtbetriebskosten der Beschaffungsabteilung. Dies bedeutet die Senkung der Kosten (inkl. vermiedener Aufwendungen) aus Beschaffungsarbeiten im Vergleich zu den Gesamtbetriebskosten der Beschaffungsabteilung. Diese Kennzahl ist ein Verhältnis des Betrags der Ausgaben im Vergleich zu den erzielten Einnahmen. Das Benchmarking dieser KPI stellt sicher, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und finanziell stark genug ist, um seine Ziele zu verfolgen.

6. Prozessbezogene KPIs

• Die Anzahl der abgeschlossenen Beschaffungsprozesse pro Einkäufer und Jahr.
• Zeitaufwand von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung.
• Zeitaufwand pro Beschaffungsprozess (erfordert Zeiterfassung).
• Zeitaufwand pro Prozessschritt im Beschaffungsprozess (erfordert Zeiterfassung)

7. KPI in Bezug auf Kundenzufriedenheit

• Umfrage, wie zufrieden Lieferanten, Einkäufer, Arbeitgeber und Partner waren.

Die Verknüpfung von KPIs mit strategischen Zielen und Technologien ist der Schlüssel zur Verbesserung der Beschaffungsleistung

Die Verwendung von KPIs ist weit verbreitet, aber viele Unternehmen kämpfen noch, einen hohen Nutzen daraus zu ziehen. Der Grund dafür ist: KPIs sind nur ein Werkzeug, um Leistung auf operativer Ebene zu bewerten. In einem solchen Setup verpassen Unternehmen die enormen Vorteile, die sie durch die Verknüpfung von KPIs mit ihren allgemeinen strategischen Zielen erzielen können.

Was bedeutet die Verknüpfung von KPIs mit strategischen Zielen?

Einfach ausgedrückt bedeutet es, KPIs oder Leistungskennzahlen korrekt aufeinander und auf die Dinge abzustimmen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, wie z. B. Ihre Mission, Strategie oder Ihren Zweck.

Ein solches KPI-Framework stellt sicher, dass jeder in der Organisation die Beziehung zwischen KPIs und ihrem Beitrag zum Erfolg der Organisation sieht. So helfen Sie jedem Team, sich die Gesamtstrategie des Unternehmens genauer anzusehen und sich auf die stärksten Einflüsse für datengesteuerte Entscheidungsfindung zu konzentrieren. Dennoch scheint es nicht so einfach, die Kontrolle über diese KPIs zu behalten und sie zu verfolgen. Aber mit der richtigen Beschaffungslösung in Ihrem Arsenal können Sie Transparenz und Analysen über diese KPIs in Schuss halten und sie mit Leichtigkeit überwachen, um den Erfolg Ihrer Bemühungen bei der Beschaffung zu gewährleisten.

Durch die Bereitstellung von Informationstransparenz und Business-Intelligence-Funktionen hilft die strategische Beschaffung Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Mitbewerbern zu schaffen und bietet ihnen eine neue und einfache Möglichkeit, mit klar abgegrenzten Rollen und Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden zu bleiben und Entscheidungen schnell zu treffen.

Es wäre keine Übertreibung zu sagen, dass die strategische Beschaffung ein Allheilmittel für den Unternehmenserfolg ist. Es ist jedoch offensichtlich, dass die Art und Weise, wie sie wichtige Geschäftsfunktionen gründlich überprüft, ihre Umsetzung nicht reibungslos macht.

Während sich die Beschaffungsfachleute über die Bedeutung der strategischen Beschaffung einig sind, fällt es einem bedeutenden Teil der Beschaffungsorganisationen immer noch schwer, sie umzusetzen.

Wo liegt also der Haken?

Eines der größten Hindernisse für die Umsetzung der strategischen Beschaffung ist der allgemeine Mangel an Bewusstsein für die Vorteile, die sie einer Organisation bringen kann. Einfach ausgedrückt: Die große Mehrheit der Führungskräfte im Beschaffungswesen ist sich der Technologien und Innovationen im Bereich der Beschaffung durchaus bewusst. Doch leider versteht nur die Hälfte von ihnen, warum dies für ihren Erfolg so wichtig ist

Darüber hinaus steht an zweiter Stelle auf der Liste der Herausforderungen, die Trägheit, die es zu überwinden gilt und die die Beschaffung von der Digitalisierung fernhält. Dies scheint ein besonders problematisches Thema für kleinere oder ressourcenschwache Organisationen zu sein, denen es zudem an den entsprechenden Fähigkeiten und Kenntnissen zur Steuerung einer Beschaffungsstrategie fehlt.

Wir leben in einer Zeit, in der sich Technologien ständig verändern und umwälzen. Und der Wandel bringt Herausforderungen und Komplexitäten mit sich, die zukunftsorientierte Unternehmen dazu zwingen, innovative Beschaffungspraktiken vorantreiben. Auch hier sind die Ergebnisse, die strategische Beschaffungsinitiativen einer Organisation bringen können, verblüffend.

Eine strategiegetriebene Beschaffung hilft bei:

• Deutlicher Verbesserung der Leistung und Compliance
• Einen weitaus größeren Anteil der Ausgaben zu verwalten
• Potenzieller Steigerung der Gesamteinsparungen und
• Reduzierung der Risiken.

Der Aufbau einer strategiegetriebenen, digitalen Beschaffungsorganisation ist daher für die meisten Unternehmen eine wettbewerbliche Notwendigkeit. Die Umsetzung dieser Änderungen im Beschaffungswesen ist jedoch keine Kleinigkeit und erfordert Zeit und erhebliche Investitionen. Glücklicherweise gibt es inmitten dieser Herausforderungen die Allgegenwart der Technologie und die Sicherheit der Ergebnisse, die sie bringen kann. Wenn Veränderungen unangenehm sind und Wettbewerb die Kampfzone ist, fungiert Technologie als Komfortfaktor, der Ihnen hilft, die allgemeinen Herausforderungen an die Beschaffung zu meistern und Ihrem Unternehmen einen Vorsprung zu verschaffen.

Die Einführung einer umfassenden, Cloud-basierten Lösung wie Ignite Procurement ermöglicht es Unternehmen, diese Herausforderungen zu meistern und bietet eine Reihe von Modulen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und zum strategischen Beschaffungserfolg zu führen.

Ignite Procurement

Wir befähigen Organisationen, die volle Macht der strategischen Beschaffung freizusetzen.

Der Wert von Ignite Procurement liegt darin, eine erstklassige Ausgabenverwaltungsplattform mit branchenführender Technologie und Expertise zu sein.

Ignite Procurement unterstützt Ihre Bemühungen zur strategischen Beschaffung durch Beschaffungsanalyse, Daten-, Kategorien-, Vertrags- und Lieferantenverwaltung, sowie Initiativen- und Aufgabenverwaltung.

Von Beschaffungsfachleuten bis zu Geschäftsinhabern hilft Ignite Procurement Unternehmen, ihre alltäglichen Herausforderungen zu meistern.