Analyser for å identifisere ulovlige direkteanskaffelser

Offentlige innkjøpere må forholde seg til et komplekst regelverk som tidvis kan være utfordrende. I dette innlegget ser vi nærmere på hvordan du kan bruke dataen din for å identifisere og følge opp ulovlige direkteanskaffelser.

Offentlige virksomheter, herunder statlige, fylkeskommunale og kommunale organ, må forholde seg til og anvende reglene for offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester. Formålet med regelverket bør være åpenbart for de fleste, selv også for personer uten en juridisk bakgrunn:

Det handler om å forvalte samfunnets ressurser med integritet, likebehandling og på en mest mulig effektiv måte, og på den måten bidra til at den samlede verdiskapningen i samfunnet øker.

Om regelverket faktisk tilrettelegger for en best mulig forvaltning av fellesskapets midler eller ikke, er en annen diskusjon som vi ikke kommer til å utdype nærmere her.

Offentlige innkjøpere har en viktig samfunnsrolle

I 2018 kjøpte offentlig sektor i Norge inn varer og tjenester for 564 mrd. NOK. De offentlige innkjøpsfunksjonene forvalter altså flere hundre milliarder på vegne av fellesskapet. Totalt er det omlag 3.000 offentlige innkjøpere i Norge, noe som betyr at;

I gjennomsnitt forvalter én norsk offentlig innkjøper nærmere 190 millioner NOK årlig.

Dette beløpet er trolig for høyt som følge av at innkjøp i offentlige virksomheter ofte er spredt og "desentralisert", med manglende overordnet kontroll og oppfølging. Samtidig sier dette noe om viktigheten av innkjøpsfunksjonen både fra et politisk og forretningsmessig perspektiv. 

Utfordringene i offentlige anskaffelser

Å jobbe som offentlig innkjøper vil ofte være krevende på grunn av mange ulike årsaker, blant annet;

  • Begrenset kapasitet: Et fåtall ressurser har ansvar for et bredt innkjøp (både geografisk og teknisk), svært mange leverandører og må forholde seg til et komplekst regelverk. 
  • Manglende ledelsesfokus: Det skal digitaliseres, effektiviseres og spares i offentlig sektor, men manglende fokus, innsikt og investeringsvilje fra ledelsen gjør dette mer til et paradoks enn noe annet.
  • Lite bruk av data og digitale verktøy: Relativt få innkjøpsfunksjoner bruker data og digitale verktøy i innkjøpsarbeidet for å støtte anskaffelsesprosessene.

Med dette som bakteppe er det ikke overraskende at det stadig dukker opp eksempler på brudd på regelverket. Tidligere i 2020 ble eksempelvis Trøndelag politidistrikt dømt til å betale gebyrer i millionklassen som følge av ulovlige direkteanskaffelser (saken skal behandles av domstolene). Problemet var her at kjøpet av tolketjenester var høyere enn både nasjonal og EØS-terskelverdi uten at det ble kunngjort eller gjennomført konkurranse (ref. likebehandlingsprinsippet).

Det blir ellers spennende å følge med på om Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) sitt hasteinnkjøp av klær og utstyr for nærmere en halv milliard er i strid med loven.

Bruk av data til å identifisere ulovlige direkteanskaffelser

Eksempelet med ulovlige direkteanskaffelser er nok et velkjent fenomen i det offentlige. Men hvorfor er dette et problem i utgangspunktet?

Om vi ser bort fra et regelverk som gir rom for tolkning, mener vi at et av hovedproblemene skyldes manglende oversikt, kontroll og oppfølging av innkjøpet.

Ved å bruke tilgjengelig innkjøpsdata bør det være relativt enkelt å identifisere ulovlige direkteanskaffelser - som igjen må følges opp og adresseres. Nedenfor gir vi noen konkrete eksempler på innkjøpsanalyser som kan brukes for dette formålet.

1. Kjøp utenfor kontrakt

Å koble faktisk kjøp til avtalene dine gir deg detaljert innsikt i avtaledekning for din virksomhet, og da spesielt kjøp utenfor kontrakt. I mange tilfeller vil trolig manglende konkurransegjennomføring (og kunngjøring) også reflektere at en avtale ikke er inngått.

Eksempel: Kjøp utenfor kontrakt per leverandør siste 12 måneder

  • Hvilken data trenger du: Fakturadata og kontraktsdata

Spend outside contracts by supplier

Om din virksomhet kjøper fra mange leverandører uten avtaler, og størrelsen på kjøpet har passert eller forventes å passere terskelverdiene, vil denne analysen kunne belyse ulovlige direkteanskaffelser på leverandørnivå.

Merk at denne typen analyser vil også kunne avdekke leverandører og innkjøpsområder med manglende avtaledekning i dag.


Vil du lære mer om hvordan vår løsning for strategisk innkjøp kan hjelpe din virksomhet til å følge opp kjøpet og identifisere ulovlige direkteanskaffelser?

BOOK DIN DEMO


 

Eksempel: Kjøp utenfor kontrakt per innkjøpskategori siste 12 måneder

Kjøp utenfor kontrakt per leverandør siste 12 måneder

Å analysere kjøp utenfor avtaler per innkjøpskategori gir en mer helhetlig innsikt i hva som kjøpes av varer og tjenester.

Ta eksempelet med tolketjenestene. Med en kategoritilnærming burde disse kjøpene trolig klassifiseres i kategorien "tolketjenester", da det forteller noe om kjøpet og leverandørmarkedet. Dersom kategorien består av kjøp fra flere mindre leverandører som individuelt sett ikke overstiger terskelverdiene, men samlet sett er større, må man vurdere om kjøpene bør sees i sammenheng. Om dette er liknende kjøp fra et formålsperspektiv, vil dette i mange tilfeller reflektere en ulovlig direkteanskaffelse.

2. Ikke-konkurranseutsatt kjøp

Samtlige konkurranser har én eller flere saksreferanser (f.eks. websaknummer). Ved å koble denne informasjonen til kjøpet, for eksempel basert på leverandør eller produkt, vil du enkelt kunne identifisere kjøp som ikke er tilknyttet gjennomførte konkurranser.

Eksempel: Kjøp uten referanse per leverandør siste 12 måneder

  • Hvilken data trenger du: Fakturadata og saksreferansedata

Denne typen analyser vil trolig være mer "nøyaktige" sammenlignet med kjøp utenfor avtaler, med det kan også være mer krevende å koble saksreferanser med fakturadata. Dersom ikke-konkurranseutsatt kjøp per leverandør overstiger terskelverdiene, så bør disse følges opp.

En tilsvarende analyse bør også gjennomføres på kategorinivå, nettopp for å sikre en mer helhetlig vurdering av kjøpet, ref. momenter diskutert tidligere. 

2. Innsikt Innkjøpsanalyse Offentlige anskaffelser

Sykehusinnkjøp tar i bruk vår løsning for strategisk innkjøp Offentlige virksomheter må jobbe mer strategisk med innkjøp

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Registrer deg for å motta nyheter, oppdateringer og tips fra oss direkte til innboksen din.