Hvordan kan man som innkjøper lykkes med kostnadsbesparelser?

I dette innlegget ser vi nærmere på 5 steg for å identifisere og prioritere kostnadsreduserende tiltak - og som øker sannsynligheten for å lykkes med kostnadsbesparelser.

Innkjøpsavdelingen har store muligheter til å påvirke både topplinjevekst og resultatet på bunnlinjen i selskapet. Topplinjeveksten kan påvirkes gjennom blant annet god kunnskap om leverandørmarkedet og bidrag til innovasjoner som kan skape vekst, mens bunnlinjen påvirkes gjennom kostnadsreduserende tiltak. Innkjøpsavdelingen bør til enhver tid ha oversikt over potensialet og mulighetene som ligger i spendet.

Det handler ikke bare om å klemme til litt ekstra i en forhandling, det handler om å kjenne eget spend og analysere mulighetene som ligger i det.

5 steg for å identifisere og prioritere kostnadsreduserende tiltak

Det kan kanskje virke uoverkommelig eller vanskelig å vite hvordan man skal få oversikten og hvilke tiltak man skal prioritere? En faktabasert og systematisk tilnærming er helt kritisk for å kunne realisere besparelser. Om du følger de 5 stegene som beskrives her for å identifisere og prioritere kostnadsreduserende tiltak, øker sannsynligheten for å lykkes.

1. Skaff deg oversikt over selskapets totale spend

Først om fremst er det viktig å etablere oversikt over alle kjøpene. Vi ønsker ikke å måtte spørre leverandørene om statistikk over egne kjøp, og trenger derfor å hente ut data fra egne systemer. Vi er ute etter informasjon om hva som kjøpes, hvem det kjøpes fra og hvem det er som kjøper. For å få denne oversikten må det ofte hentes informasjon fra flere kilder, som så må settes sammen.

2. Kategoriser spendet

For å kunne håndtere dataene videre må de kategoriseres. Målet med kategoriseringen er å kunne håndtere kjøpene i en kategori med samme innkjøpsstrategi og kunne treffe et felles leverandørmarked for alle kjøpene i kategorien. Tenk på hva som kan adresseres sammen og samle mest mulig volum for å øke innkjøpsmakten. Ikke fall for fristelsen å kategorisere kjøpet kun basert på leverandører da de ofte leverer til forskjellige kategorier.

3. Identifiser mulighetene i kategoriene

Når oversikten over kjøpene er etablert og kjøpene er kategorisert, gjennomføres analyser for å identifisere muligheter for besparelser.

Alle kategorier gjennomgås systematisk opp mot mulige innkjøpsvirkemidler. I noen kategorier er det naturlig å kjøre en forespørselsprosess, en reforhandling eller se på muligheten for å samle volum.

I andre kategorier kan det være aktuelt med mer krevende tiltak som gjerne tar litt lengre tid å gjennomføre enn de som er nevnt til nå. Det kan være aktuelt å vurdere å endre spesifikasjonene, kjøpe mindre, produsere selv eller inngå samarbeidsprosjekter med leverandørene for å identifisere muligheter. Start med de største kategoriene og jobb deg systematisk gjennom disse.

4. Estimer potensialet og gjennomførbarheten

Når man gjennom faktabaserte analyser har fått opp listen over mulige tiltak må potensialet og gjennomførbarheten estimeres. På denne måten får man en mulighet til å prioritere det som gir mest og er enklest å gjennomføre først.

Ett praktisk tips her kan være å gi de ulike tiltakene en score (f.eks. fra 1,0 til 9,0) for både potensial og gjennomførbarhet. Tiltakene kan deretter enkelt visualiseres i et et diagram langs disse dimensjonene, noe som igjen kan forenkle prioriteringsarbeidet.

Rammeverk for prioritering av tiltak

5. Sett opp en tiltaksliste og tildel ressurser til gjennomføringen

Når tiltakene er prioriterte må det tildeles ressurser til gjennomføringen. Sørg for at "low hanging fruits" plukkes først, og deretter kan gjennomføringen organiseres i såkalte bølger.

Med denne tiltakslisten på plass er det bare å sette i gang med gjennomføringen. Lykke til!


Hege Obstfelder er til daglig innkjøpsjef i Diplom-Is, og har lang erfaring med kostnadsreduserende tiltak på tvers av flere innkjøpskategorier. Hege er også styreleder i Ignite Procurement, der hun blant annet bidrar med verdifull innsikt i utviklingen av løsningen for spend management.Book en demo

2. Innsikt Innkjøpsvirkemidler Kostnadsreduksjon / besparelser

Bli bedre kjent med Ingeborg Bakke i Ignite Procurement Bli kjent med Ignite-teamet; neste ut er Rikard Bakkehaug

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Registrer deg for å motta nyheter, oppdateringer og tips fra oss direkte til innboksen din.