Offentlige virksomheter må jobbe mer strategisk med innkjøp

Det skal digitaliseres, effektiviseres og spares i offentlig sektor, men manglende fokus, innsikt og investeringsvilje fra ledelsen gjør dette mer til et paradoks enn noe annet.

Hva bør offentlige virksomheter prioritere for å jobbe smartere med innkjøp? Vi mener;

En mer strategisk tilnærming til innkjøp, der innkjøp løftes fra dagens støttefunksjon til en strategisk premissgiver i virksomhetene, er helt avgjørende for at de målsatte gevinstene kan realiseres på innkjøpsområdet. 

Og vi er heldigvis ikke alene om å mene dette. 

Fordeling av tid i innkjøpsprosessen hos offentlige innkjøpsfunksjoner

DigDir med ny rapport om organisering av innkjøpsfunksjonen

I en rapport fra februar 2020 har Digitaliseringsdirektoratet ("DigDir") kartlagt hvordan virksomheter kan organisere innkjøpsfunksjonen for å styrke innkjøp som et strategisk virkemiddel. Rapporten belyser hvilke faktorer som fremmer og hemmer organiseringen, og inkluderer en modell for å vurdere organiseringen. På bakgrunn av dette gir rapporten flere konkrete anbefalinger for å styrke innkjøpsfunksjonen som en strategisk premissgiver i virksomheten; 

  1. Ledelse og innkjøpsfunksjon: Virksomhetsstyringen må omfatte styringsinformasjon om innkjøp og kobles til strategisk virksomhetsutvikling. Ledergruppens rolle i innkjøpsarbeidet må styrkes, med et tydelig på fokus på å skape en endringskultur.
  2. Fagmiljø og innkjøpsfunksjon: Kommersiell kompetanse og kunnskap om markedet må styrkes i innkjøpsfunksjonen. Et tydeligere skille mellom strategisk og operativt ansvar for å forbedre kontraktsoppfølgingen.
  3. Ledelse, fagmiljø og innkjøpsfunksjon: Fokus på å digitalisere innkjøpsprosessene og ta i bruk digitale verktøy for å frigjøre kapasitet til strategiske (og verdiskapende) oppgaver. Bruke data til å utarbeide styringsinformasjon, samt styrke strategisk kobling til ledelsen. Innføring av matriseorganisering ved kategoristyring og for enkelte anskaffelser for å legge til rette for tverrfaglig samarbeid og gevinstrealisering. 

Rapporten er i tråd med våre seks anbefalinger til organisering av innkjøpsfunksjonen.

Våre tanker om innkjøp som en strategisk verdidriver

I fjor deltok vi på Digital Procurement World 2019 med flere relevante erfaringer. Spesielt var det inspirerende å lære mer om hvordan innkjøpsfunksjonen fungerer som den fremste verdidriveren i ledende, globale selskaper.

For best-i-klassen innkjøpsfunksjoner er innkjøp en driver av bærekraftige konkurransefortrinn, hvor en datadrevet tilnærming gjennomsyrer hele funksjonen.

For å løfte innkjøp til en strategisk premissgiver, mener vi det er flere momenter som bør prioriteres i dette arbeidet, utover hvordan innkjøpsfunksjonen organiseres. 

1. Fokusområder og kapasitet

Basert på våre erfaringer bruker dagens offentlige innkjøpere mesteparten av tiden sin på konkurransegjennomføring i tråd med regelverket, og lite tid på strategiske aktiviteter (se figur over). Denne fordelingen reflekterer innkjøp som en mer tradisjonell støttefunksjon. Om innkjøp skal bli en strategisk premissgiver, og besparelser realiseres, må ressurser allokeres til å jobbe mer strategisk. Dette vil typisk omfatte aktiviteter knyttet til innkjøps- og kategoristrategier, målstyring/KPIer, innkjøpsanalyser, prosesser, forbedringsinitiativer, organisasjonsstruktur og avtaleoppfølging.

En av utfordringene til å arbeide mer strategisk er at dagens innkjøpsfunksjoner har begrenset kapasitet. Et fåtall ressurser har ansvar for et bredt innkjøp og må forholde seg til et komplekst regelverk. Så hvordan kan dette løses?

  1. Flere ressurser: Ledelsen må investere ytterligere i ressurser på innkjøpsområdet og gi incentiver til å prioritere bedre.
  2. Økt effektivitet: Innkjøpsprosessene må digitaliseres, og det må investeres i digitale verktøy for å få frigjort tid til å fokusere på strategiske og verdiskapende aktiviteter.

Det strategiske arbeidet legger fundamentet for å hente ut de store gevinstene, hvor besparelsene kan påvirkes mest tidlig i selve innkjøpsprosessen.

Innkjøpsprosessen og mulige besparelser i offentlig sektor. Kilde: Arjan van Weele, Purchasing and Supply Chain Management

2. Kompetansesammensetning og -utvikling

Som nevnt i rapporten til DigDir må den kommersielle kompetansen styrkes. Dette er vi absolutt enige i. Samtidig mener vi at man bør utfordre dagens kompetansesammensetning ut fra behovet som en strategisk innkjøpsfunksjon skal dekke.

Totalt finnes det omlag 3.000 offentlige innkjøpere i Norge, der trolig en stor andel av disse har juridisk bakgrunn. Den juridiske kompetansen er trolig viktig sett i lys av anskaffelsesregelverket, men den er bare én del av puslespillet. Det er for eksempel viktig med analytiske ferdigheter, forretningsmessig forståelse og teknisk kompetanse for at innkjøpsfunksjonen skal lykkes som en strategisk, verdiskapende enhet i virksomheten. 

Et annet viktig premiss er at offentlig sektor må tilrettelegge for kompetanseutvikling innenfor strategisk innkjøp og prosjektledelse, gjennom eksempelvis sertifiseringsordninger og kurs.

3. Data må brukes til styringsformål - ikke bare rapporteringsformål

Data er makt. Og en datadrevet kultur er nøkkelen for suksess. For å lykkes må bruk av data gjennomsyres i hele innkjøpsfunksjonen - på tvers av hele innkjøpsprosessen. Velfunderte beslutninger, baserte på analyser og innsikt fra datagrunnlaget, bidrar til å skape verdier. Og stikkordet her er innkjøpsanalyse.

Men hvor datadrevne er egentlig offentlige innkjøpsfunksjoner i dag? Vår erfaring tilsier at mange, både store og små, er ganske umodne - selv om trenden er positiv.

La oss ta et reelt eksempel. Vi spør alltid innkjøpere og innkjøpsledere om hvor stort det årlige kjøpet er i deres virksomhet, hvor vi fra ett av de større offentlige organene fikk følgende svar; 

Det er mange år siden det ble foretatt en vurdering av våre innkjøpstall.

I mange tilfeller er det en urovekkende mangel på innsikt i eget kjøp, selv om dette er midler som forvaltes på vegne av fellesskapet. Denne innsikten er helt avgjørende for å kunne forstå sammensetning, trender og utvikling i kjøpet, som igjen er kritisk for å kunne iverksette hensiktsmessige tiltak og realisere gevinster på innkjøpsområdet.


Er du klar til å oppdage kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt?

BOOK DIN DEMO


 

4. Samarbeid på tvers av offentlige organ

Med et samlet årlig kjøp av varer og tjenester for 564 mrd. NOK, er det liten tvil om at offentlig sektor besitter høy markedsmakt. Spesielt om innkjøpsprosesser og volum samordnes på tvers.

Statens innkjøpssenter er et glimrende eksempel på hvordan samkjøring av ressurser, kompetanse og volum kan bidra til betydelige gevinster. En slik fellesforvaltning vil selvsagt ikke kunne dekke alle individuelle behov, men muliggjør store synergieffekter på tvers av de statlige virksomhetene.

Denne typen samarbeidsordninger bør man også forsøke å utvikle og legge til rette for på tvers av kommuner og fylkeskommuner, for eksempel gjennom interkommunale innkjøpssamarbeid. Selv om denne typen samarbeid blir mer vanlig, er det fortsatt mange kommuner som mangler, eller finansierer en mindre, innkjøpsfunksjon. Det er selvsagt viktig at kompetanse og kunnskap bygges opp og vedlikeholdes i distrikts-Norge, men man bør stille spørsmålstegn til hvorfor regionale samarbeid fortsatt er så lite utbredt i 2020.

5. Digitaliseringsplan: Hvor er vi og hvor skal vi

Regjeringen har som mål at alle offentlige anskaffelser skal skje gjennom heldigitale verktøy innen 2024. Uten tvil et ambisiøst mål med tanke på dagens digitale modenhet.

Som en av de største offentlige innkjøperne, uttalte nylig Forsvarsmateriell at digitalisering er på dagsordenen hos de, der de blant annet kunne vise til at de "benytter konkurranse-gjennomføringsverktøy (KGV)". Dette er ikke et veldig godt eksempel på hvordan de jobber med digitalisering, siden bruk av KGV indirekte har vært påbudt i snart 4 år (ref. nytt regelverk 1. januar 2017). Eksempelet blir heller ikke særlig mer relevant når vi vet at KGV i hovedsak brukes som en del av en dokumentbasert prosess (PDFer, word-filer o.l.), noe som absolutt ikke kan sammenstilles med en digital prosess.

Les mer om Gunnar Wessel Thomassen, Fagdirektør i Digitaliseringsdirektoratet, sine tanker om bruk av KGV og dagens anskaffelsesprosess her.

De fleste virksomhetene er trolig kjent med målsetningen om en heldigitalisert anskaffelsesprosess. For å lykkes med digitaliseringen, mener vi det er helt avgjørende at virksomhetene gjør en grundig vurdering av dagens situasjon og hva som skal til for å bli heldigitaliserte. Denne vurderingen bør munne ut i en konkret digitaliseringsplan for hvordan nå målet som er satt.

Med dette som bakteppe, blir det spennende å følge med på om Regjeringen kommer til å stille flere krav til bruk av digitale verktøy i offentlig sektor.

2. Innsikt Digitalisering Innkjøpsfunksjon Kompetanse Offentlige anskaffelser Strategisk innkjøp

Analyser for å identifisere ulovlige direkteanskaffelser

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Registrer deg for å motta nyheter, oppdateringer og tips fra oss direkte til innboksen din.